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ÜBER DIE WICHTIGKEIT VON ZEITMANAGEMENT UND PROJEKTPLANUNG

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten erheblich gewandelt.


Früher prägte vor allem ein lebenslanges Beschäftigungsverhältnis die Arbeitslandschaft. Damit verbunden war auch, dass oftmals Routinetätigkeiten ausgeübt wurden; es war meist klar welche Arbeitsgänge zu erledigen waren und wie viel Zeit dies in Anspruch nehmen wird.


Zwar existieren immer noch Unternehmen, in denen solche Arbeitsabläufe praktiziert werden. Allerdings hat sich die Arbeitswelt dahingehend entwickelt, dass Unternehmen nicht mehr langfristige Aufgaben bewältigen müssen, sondern vielmehr kurzfristige Aufträge bearbeiten. Dafür ist es unabdingbar im Voraus eine adäquate Projektplanung vorzunehmen und darüber hinaus über ein gutes Zeitmanagement zu verfügen.


Projektplanung meint die genaue Planung des Ablaufs eines Projektes mit besonderer Berücksichtigung des Ressourcenbedarfs und der für das Projekt benötigten Zeit. Zu diesem Zweck ist es hilfreich im Vorfeld die Antworten auf bestimmte Fragen zu formulieren. Dazu gehört die Fragen, was zur Erfüllung des Projektes zu tun ist, wann die Aufgaben erledigt werden müssen, wie hoch der Bedarf an welchen Ressourcen ist, wer im einzelnen welche Aufgabenstellung zu erledigen hat und welche Risiken es gibt.


Hat man diese Fragen beantwortet, sollte man sich aber darüber hinaus auch Gedanken über das Zeitmanagement machen. Zwar ist diese Problemstellung schon implizit in den oben gestellten Fragen vorhanden. Gleichwohl gilt es im Verlauf des Projektes immer wieder zu versuchen, das Zeitmanagement zu optimieren.


Ein wesentlicher Grundsatz hierbei sollte sein möglichst effektiv zu arbeiten. Das bedeutet, dass man es stets vermeiden sollte sich in Details zu verlieren, die am Gesamtergebnis ohnehin nichts signifikant verbessern würden. Überdies ist es angeraten einen gewissen Arbeitsrhythmus zu finden, nach dem man am besten arbeiten kann. Es bringt nichts Nachtschichten einzulegen, wenn man sich nachts nicht konzentrieren kann.


Zu guter Letzt erscheint es angeraten während der Durchführung eines Projektes Aufgaben zu delegieren und nicht alles selbst machen zu wollen. Dies führt oftmals zu Überforderung.

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